Tatapamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, Penjaminan Mutu, Dan Sistem Informasi

Tatapamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, Penjaminan Mutu, Dan Sistem Informasi 
1. Tata Pamong 
Penyelenggaraan program studi dipimpin oleh ketua program studi yang bertanggung jawab kepada dekan. Program studi pendidikan agama Islam memiliki hak otomomi penuh dalam menjalankan fungsinya dan menjalin hubungan antara program studi yang ada di universitas. Bentuk struktur program studi pendidikan agama Islam sangat sederhana dan bersifat datar yang dikelolah oleh satu orang ketua program studi dan dibantu dua orang staf bagian admistrasi akademik serta kepala lab. Micro Teaching dan bidang pengkajian pendidikan agama Islam dengan latar belakang pendidikan S2.

Personil yang menempati posisi dalam organisasi program studi pendidikan agama Islam adalah sebagai berikut: Ketua program studi pendidikan agama Islam: Nurhadi, S.Ag., M.A.; Staf Prodi: Desi Firmasari, S.Pd.I. dan Letty Febrianti, S.Pd.I; Kepala Lab Mikro Teaching: Syukri Amin, MA.; Koordinator Kegiatan bidang Kajian Ilmiah kependidikan: Fitri Hamdani, M.Pd.I 

Mekanisme tata pamong dalam pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar ditingkat fakultas dikoordinasikan oleh dekan kemudian dilaksanakan oleh setiap program studi. Ketua program studi mengkoordinasikan proses belajar mengajar (PBM) ditingkat program studi pendidikan agama Islam. Pada program studi pendidikan agama Islam pelaksanaan tata pamong mengikuti prinsip-prinsip demokrasi di dalam pengambilan keputusan yang didasarkan juga pada hasil rapat dosen kemudian disosialisasikan kepada mahasiswa. Selain itu masih ada hal-hal yang perlu untuk ditingkatkan adalah fungsi dan peranan ketua program studi dan potensi yang dimiliki oleh program studi pendidikan agama Islam yang masih perlu untuk diberdayakan lagi secara optimal.

Tata pamong didasarkan kepada struktur organisasi dari Program Studi PAI. Di dalamnya terdiri dari Ketua Prodi, Staf bidang administrasi akademik, Kepala Laboratorium Micro Teaching, bidang pengkajian pendidikan agama Islam, dosen dan mahasiswa. Sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI PROGRAM STUDI PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

Adapun tugas pokok masing-masing Personil sebagai berikut: 
1. Tugas Pokok Ketua Program Studi PAI adalah sebagai berikut:
a) Menyusun rencana dan program kerja Program Studi sebagai pedoman kerja
b) Membuat konsep rencana pengembangan Program Studi sebagai bahan masukan Dekan (studi lanjut, pelatihan staf/pengajar, laboran dan staf administrasi, pelatihan soft skill mahasiswa); 
c) Membimbing dan menilai kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Program Studi untuk bahan pengembangan; 
d) Mengkoordinasikan pembuatan Silabus, dan SAP; 
e) Menyusun/mengevaluasi beban tugas mengajar dosen setiap semester; 
f) Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan perkuliahan untuk meningkatkan mutu Program Studi; 
g) Mengkoordinasikan pelaksanaan ujian dan pengumpulan soal ujian; 
h) Mengajukan usul penugasan Dosen Pembimbing Akademik kepada Dekan; 
i) Mengkoordinir pelaksanaan konsultasi mahasiswa dengan pembimbing akademis; 
j) Menyusun rencana kebutuhan dosen dan tenaga administrasi jurusan; 
k) Mengkoordinir dosen untuk melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan beban tugas dan keahliannya; 
l) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Program Studi sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

2. Kepala Tata Usaha mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut ;
a. Menyusun rencana dan program kerja bagian administrasi akademik di prodi.
b. Membantu proses pelayanan administrasi akademik di prodi.
c. Menelaah Peraturan Perundang-undangan di bidang Pendidikan, Kemahasiswaan, Keuangan dan Kepegawaian, Umum dan Perlengkapan Prodi.
d. Menghimpun, mengolah, dan menganalisis data dan informasi yang berhubungan dengan kegiatan fprodi.
e. Mengidentifikasi permasalahan yang berkaitan dengan tugas bidang pendidikan, kemahasiswaan, keuangan dan kepegawaian, umum dan perlengkapan fakultas.
f. Memberikan layanan teknis administrasi di bagian Tata Usaha prodi.
g. Menyusun laporan kerja bagian tata usaha prodi sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

3. Kepala Laboratorium Micro Teaching
4. Bidang Pengembangan & Pengkajian kurikulum PAI
5. Dosen / Staf Pengajar mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :
a. Melaksanakan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat;
b. Merencanakan, melaksanakan proses pembelajaran, serta menilai dan mengevaluasi hasil pembelajaran; 
c. Meningkatkan dan mengembangkan kualifikasi akademik dan kompetensi secara berkelanjutan sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, tekhnologi, dan seni; 
d. Bertindak obyektif dan tidak diskriminatif atas pertimbangan jenis kelamin, agama, suku, ras, kondisi fisik tertentu, atau latar belakang sosio ekonomi peserta didik dalam pembelajaran; 
e. Menjunjung tinggi Peraturan perundang-undangan, hukum, dan kode etik, serta nilai-nilai agama dan etika.

2. Kepemimpinan
Pada dasarnya sistem kepemimpinan program studi pendidikan agama Islam bersifat kolektif/kologial yaitu setiap kebijakan dan keputusan diambil berdasarkan kepada aturan dan prosedur yang berdasarkan pada nilai-nilai kebenaran, keadilan, kejujuran, keterbukaan, dan kebersamaan dengan etika saling menghormati. 

Secara oprasional kepemimpinan program studi dan fakultas menyusun kebijakan dan SOP yang relevan untuk dijadikan pedoman dalam setiap kegiatan. Pola kepemimpinan yang dilakukan pada program studi Pendidikan Agama Islam adalah demokratis leadership style, yakni adanya keterlibatan/keikutsetaan bawahan dalam pengambilan keputusan yang dilakukan dengan cara musyawarah serta dijaganya hubungan baik antara atasan dan bawahan. 

Deskripsi tugas sesuai dengan tanggung jawab dilaksanakan secara koordinatif dalam sebuah team work yang solid, yakni dengan cara mendelegasikan tugas-tugas yang terkait dengan kegiatan Tridarma perguruan tinggi. Program studi dikelola oleh Ketua Program Studi yang diangkat untuk masa jabatan 4 tahun dan dapat diangkat kembali. Untuk melaksanakan tugas sehari-hari dibidang akademik dan non akademik, ketua program studi dibantu oleh staf dan setiap tugas dikonsultasikan secara bersama-sama sehingga pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan dengan baik, bertanggungjawab dan adil.

Dalam menyelesaikan kendala yang terjadi dalam pelaksanaan tugas, ketua program studi mengadakan rapat dengan mengundang dosen dan staf untuk membahas kendala-kendala yang dihadapi sekaligus mencari solusi. Selain itu rapat juga membicarakan tentang perkembangan program studi Pendidikan Agama Islam, proses pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian.

3. Sistem Pengelolaan 
Keterlibatan civitas akademika dalam hal pengelolaan program studi ini, dapat dilihat pada pelaksanaan program planning yang bersifat rutin maupun insendental, bersifat rutin, misalnya pembuatan jadwal perkuliahan, proses pembimbing skripsi, panitia penerimaan mahasiswa baru, dan kepanitiaan ujian semester. Bersifat insendental, misalnya dalam pembuatan buku pedoman penyusunan skripsi, evaluasi seminar usulan penelitian dan pembimbing skripsi. Dalam hal ini dikembangkan sistem administrasi yang efektif dan efisien untuk mendukung ketatapamongan yang professional serta peningkatan kualifikasi dan kompetensi SDM (dosen, karyawan, dan mahasiswa).

Setiap semester adalah diawali dengan mengadakan rapat di tingkat fakultas yang membahas mengenai hal-hal apa saja yang menjadi agenda kerja pada semester ini, baik itu dalam bidang akademik maupun non akademik. Dimana agenda kerja ini tentu saja berpedoman pada kalender akademik universitas. 

Dalam penunjukan dosen pengampu mata kuliah didasarkan pada bidang keilmuan yang dimiliki oleh dosen yang bersangkutan. Prodi menyusun jadwal perkuliahan, rapat dan pertemuan dosen di awal perkuliahan, serta perencanaan jadwal pengisian KRS. Perencanaan ini dilakukan dengan melibatkan civitas akademika serta staf Prodi. 

Mekanisme controlling, program studi pendidikan agama Islam melibatkan semua komponen untuk melakukan pengawasan tidak terkecuali mahasiswa, seperti mengadakan rapat evaluasi awal dan akhir semester untuk mengontrol kinerja dosen dan staf. Dalam rapat tersebut dosen dan karyawan dapat memberikan saran dan kritik atas seluruh kegiatan dalam program studi dan proses belajar mengajar. Pengawasan juga dilakukan oleh pihak pimpinan fakultas baik secara incidental maupun terprogram.

Pengawasan yang dilakukan oleh pihak fakultas dilakukan juga dalam rapat fakultas dengan melibatkan seluruh ketua program studi. Pengawasan akademik dilakukan oleh Wakil Dekan I Bidang Akademik, pengawasan bidang keuangan dilakukan oleh Wakil Dekan II bidang administrasi umum dan kepegawaian, pengawasan bidang kemahasiswaan dilakukan oleh Wakil Dekan III bidang kemahasiswaan. Sedangkan pengawasan dari pihak eksternal secara rutin setiap akhir tahun dari Diktilitbang Pimpinan Pusat Muhammadiyah.

4. Penjaminan Mutu
Penjaminan Mutu Internal Prodi Pendidikan Agama Islam FAI UMB mempunyai ruang lingkup Penjaminan Mutu Akademik yang menyangkut aspek masukan (input), proses, dan keluaran (output) segi pendidikan sarjana, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Penjaminan Mutu Prodi PAI FAI UMB merupakan bagian dari tanggung jawab seluruh organ dan anggota Program Studi/Fakultas, yang meliputi: Senat Fakultas, Pimpinan Fakultas / Program Studi, Gugus Kendali Mutu, Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa. Tim Penjaminan Mutu tingkat Prodi terdiri dari Ketua Prodi dan Gugus Kendali Mutu. 

Peningkatan dan pengendalian mutu Prodi PAI telah diupayakan melalui kajian kurikulum baik menyangkut mata kuliah, materi perkuliahan, maupun satuan acara perkuliahan (SAP). Untuk mengembangkan kurikulum sebagai respon terhadap kebutuhan tenaga Pendidik Agama Islam dilakukan upaya mendatangkan pakar dan praktisi Pendidikan dari instansi lain sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan. Selain itu, setiap dosen diwajibkan membuat GBPP/SAP dan dilakukan kajian setiap semester supaya materi yang disampaikan bisa merespon perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang Pendidikan Agama Islam (PAI).

Mekanisme umpan balik dari mahasiswa terhadap pengendalian mutu dilakukan dengan melaksanakan public-hearing satu tahun sekali. Kegiatan ini dilakukan dengan menghadirkan para dosen Prodi PAI dan wakil dari mahasiswa secara representatif, sehingga diperoleh masukan untuk memperbaiki kualitas diri, sekaligus sebagai alat evaluasi diri. Selain itu, bekerjasama dengan IKAL FAI UMB (Ikatan Keluarga Alumni FAI UMB) prodi juga mengumpulkan informasi mengenai serapan lulusan di dunia kerja.

Hubungan penjaminan mutu pada tingkat lembaga tercermin dari adanya Senat Fakultas yang bertugas mengontrol segala kebijakan prodi, apakah sudah sesuai dengan yang telah ditetapkan bersama atau belum. Adapun hal-hal yang dikontrol antara lain meliputi standar kualifikasi dalam perekrutan dosen, studi lanjut dosen, pembimbingan skripsi dan sebagainya.

Pengembangan Prodi PAI diarahkan pada peningkatan sarana dan prasarana yang langsung berkaitan dengan visi dan misi. Pengembangan sarana fisik lebih diarahkan untuk melengkapi laboratorium, yang saat ini masih dilakukan secara bertahap. Pada sisi lain tetap dilakukan segala jenis diskusi bagi dosen dan mahasiswa.

Metodologi baku mutu yang ada di Prodi PAI masih terbatas pada SOP (Standart Operating procedure) untuk beberapa kegiatan, misalnya penyusunan skripsi, praktek mengajar (PPL Keopendidikan), dan KKN (Kuliah kerja Nyata).

Penilaian dan pengembangan pranata kelembagaan bersumber pada etika dan tata tertib yang selama ini sudah ditetapkan oleh pihak universitas. Peraturan dan etika ini bersifat fleksibel, artinya suatu saat dapat berubah sesuai dengan situasi dan kondisi.

Akreditasi dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga Prodi PAI akan terpacu untuk selalu melakukan evaluasi diri baik secara internal maupun eksternal. Sebab, bagaimanapun, nilai akreditasi akan sangat berpengaruh terhadap jumlah peminat pada waktu yang akan datng.

5. Sistem Informasi
Sistem informasi yang ada di Program Studi Pendidikan Agama Islam Fakultas Agama Islam-UMB meliputi: Sistem Pelayanan akademik yakni suatu system yang digunakan untuk melayani proses mahasiswa dalam memprogram matakuliyah, memberikan informasi tentang hasil perkuliahan, pelayanan bebas teori, pelayanan tugas akhir, pelayanan yudsium dan lain sebagainya. Sistem pelayanan akademik ini sudah didukung dengan menggunakan teknologi informasi yang terintegrasi dengan system informasi di tingkat Universitas melalui jaringan Lokal Area Network (LAN), E-learning yang sudah dilaksanakan sangat membantu dalam proses belajar mengajar secara maya, walaupun system informasi ini belum sepenuhnya dimakfaatkan secara maksimal. 

Sistem Pelayan Keuangan adalah suatu system yang digunakan untuk melayani proses pembayaran SPP tetap dan variable dan dana pengembangan pendidikan mahasiswa, pembayaran praktikum, pembayaran skripsi, pembayaran KKN, pembayaran wisuda, pembayaran gaji dosen dan lain sebagainya masih menggunakan system manual, akan tetapi seluruhnya melalui Bank .

Sistem Pelayanan Pustaka adalah suatu system yang digunakan untuk melayani proses pengadaan, pengelolaan, penelusuran, peminjaman, dan pelaporan dan statistic pustaka. Sistem pustaka ini didukung dengan system informasi teknologi (IT) yang menerapkan sistim pelayanan terbuka (opened access) melalui pola Katalog Elektronik kegunaannya untuk mempermudah pencarian Buku (melalui Judul), dan pelayanan sirkulasi untuk peminjaman, pengembalian dan penmgisian buku tamu. 

Sistem Penerimaan Mahasiswa baru adalah system yang digunakan untuk melakukan proses rekruitmen mahasiswa baru meliputi: pendaftaran, proses ujian, proses seleksi, proses pengumuman mahasiswa baru, dan registrasi mahasiswa baru. Sistem ini didukung dengan suatu system informasi berbasis teknologi informasi yang terintegrasi melalui SIMPENMARU yang memiliki kegunaan antara lain: proses pendaftaran dan penerimaan secara cepat, meliputi pendaftaran, seleksi melalui Computer Based Test, proses koreksi berbasis computer, pengumuman hasil secara cepat dan proses administrasi penerimaan mahasiswa baru. 

Sistem informasi ini dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa dan dosen Prodi PAI mengenai program studi, kurikulum, mata kuliah, dosen dan sebagainya melalui komputer yang dihubungkan lewat internet yang ada di fakultas, Program Studi dan Universitas. Prodi PAI dapat juga di akses melalui internet di alamat home page : ............, yang bisa menggambarkan profil program studi, kurikulum, dosen, dan sebagainya. Meskipun demikian sampai sekarang perlu ditingkatkan lagi minat mahasiswa mengakses informasi tersebut, sehingga mereka akhirnya mampu mengakses bahan-bahan kuliah yang menjadi acuan dosen lewat internet.

Keterampilan mengakses internet diperoleh mahasiswa saat menempuh mata kuliah aplikasi komputer dan komputer dasar, dua mata kuliah yang juga menambah kemampuan meningkatkan wawasan mahasiswa.

Secara kuantitas sampai saat ini jumlah komputer sudah cukup memadai. Namun pada saat-saat tertentu seluruh komputer Puskom UMB dan laboratorium dipakai, sehingga masih perlu ditambah lagi. Sedangkan secara kualitas, beberapa komputer dan karyawannya perlu terus-menerus ditingkatkan.

Analisis SWOT Tatapamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, Penjaminan Mutu dan Sistem Informasi

Kekuatan/
Strengthness


                        
Adanya tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) dan job description yang jelas.
Pimpinan dipilih secara transparan dan mengikuti tata aturan yang ada

Adanya strukturisasi institusi yang terkait dengan sistem peningkatan dan pengendalian mutu
Ketersediaan beberapa media informasi internal yang menunjang kelancaran komunikasi dan informasi bagi dosen dan mahasiswa.
Kelemahan/
Weakness
Lemahnya konsolidasi dan koordinasi antar unit,
Staf akademik dan karyawan masih memiliki tugas rangkap.
Terbatasnya metodologi baku mutu
Infrastruktur sistem informasi di Prodi PAI UMB masih kurang baik kuantitas maupun kualitasnya.
Belum semua  dosen dan mahasiswa memanfaatkan E-Learning
Peluang/
Opportunities
Terbukanya peluang kerjasama dengan berbagai pihak.
Perhatian yang besar dari BPH, Universitas dan Persyarikatan Muhammadiyah (PWM)
Adanya upaya yang terus-menerus dilakukan untuk menyusun metodologi baku mutu
Adanya upaya universitas untuk lebih menyempurnakan sistem informasi yang ada
Ancaman/
Threats
Gejala berkurangnya animo masyarakat.
Kesadaran masyarakat terhadap berbagai standar kendali mutu yang ditentukan oleh lembaga-lembaga formal.
Kesadaran akan kebutuhan informasi dan komunikasi yang cepat dan bermutu bagi dosen dan mahasiswa, yang menuntut ketersediaan fasilitas yang harus disediakan secara memadai oelh pihak universitas.


Blog, Updated at: 04.27

0 komentar :

Poskan Komentar

Popular Posts